Por qué es importante digitalizar los documentos de tu empresa

Disponer de todos los documentos de tu empresa digitalizados conlleva numerosos beneficios.

Por qué es importante digitalizar los documentos de tu empresa

En qué consiste la digitalización de documentos

La digitalización de documentos es un proceso fundamental en la transformación de documentos en papel a un formato digital, facilitando el acceso, almacenamiento y gestión eficiente de la información. Este procedimiento implica la conversión de documentos en papel (documentación física), a archivos digitales. Esto brinda la posibilidad de trabajar con ellos en un entorno digital.

La digitalización de documentos abarca diversos tipos de documentos, como contratos, facturas, informes, entre otros documentos de empresa. Una vez que estos documentos han sido convertidos a formato digital, se pueden gestionar de manera más eficaz mediante un sistema de gestión documental. Este sistema organiza y clasifica automáticamente los archivos digitales, mejorando la accesibilidad y la eficiencia en la recuperación de información.

Proceso de digitalización de documentos

El proceso de digitalización de documentos se inicia al escanear documentos en papel, convirtiéndolos en copias digitales. 

Estas copias digitales pueden variar en formato electrónico, permitiendo la preservación de documentos impresos en blanco y negro o a color, según las necesidades específicas. 

Durante este proceso, se utiliza la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para transformar imágenes escaneadas en texto editable, facilitando la búsqueda y manipulación de la información contenida en los documentos digitalizados.

Estos documentos digitales son activos dinámicos que pueden integrarse en sistemas de gestión documental para una organización sistemática y eficaz. Una herramienta valiosa para impulsar la productividad y la toma de decisiones de empresa informadas.

Beneficios de la digitalización de documentos

Entre las múltiples ventajas de la digitalización de documentos podemos encontrar:

  1. Ahorro de espacio de almacenamiento físico. Tener toda la documentación de tu empresa en una base de datos digital te permite guardar gran cantidad de información en poco espacio. Ya no será necesario utilizar un volumen considerable de archivadores y podrás prescindir de mobiliario auxiliar de almacenamiento.
  2. Ahorro de tiempo. Consultar documentos online en cuestión de segundos desde tu ordenador permite invertir menos tiempo en buscar y localizar la información. 
  3. Mejora y optimización del flujo de trabajo. Tener acceso a una base de datos con toda la documentación digitalizada permite una gestión mucho más ágil de los departamentos de tu empresa, ya que pueden compartir documentos de forma sencilla en caso de teletrabajo. 
  4. Acceso rápido y fácil a la información. Los empleados pueden acceder a toda la información sin necesidad de desplazarse a la oficina y en cuestión de segundos. 
  5. Recuperación ante pérdidas. Digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor o en la nube permite tener copias de seguridad de todos los documentos importantes de tu empresa de manera sencilla y segura. Se previene así previniendo posibles pérdidas o accidentes y teniendo toda la información a salvo. Se puede considerar una capa adicional de seguridad para la información crítica. 

Por todo esto, trabajar hacia la digitalización de tu empresa y apostar por el formato digital puede ser clave para el aumento de tus beneficios, permitiendo un ahorro de tiempo y una mejora de la gestión documental, además de cubrirte las espaldas en caso de problemas y eventualidades.

Documentos digitales: la importancia de la seguridad

Es importante considerar las restricciones de acceso en el contexto de la digitalización de documentos. Los documentos electrónicos pueden contener información sensible de las empresas, por lo que es esencial implementar medidas de seguridad para restringir el acceso no autorizado y proteger la confidencialidad de la información contenida en estos documentos en formato digital. En este sentido, la encriptación avanzada, la autenticación de usuarios y la monitorización activa se posicionan como herramientas fundamentales. 

Por eso, en Femcet nos comprometemos a aplicar rigurosas políticas de seguridad en la gestión de documentos digitales. Nuestro enfoque incluye la implementación de tecnologías avanzadas de encriptación y sistemas de control de acceso para salvaguardar la integridad de la información. 

Servicios de digitalización de documentos con Femcet

En Femcet, nos enorgullece ofrecer servicios externalizados especializados en la gestión y clasificación de documentos, respondiendo a las necesidades específicas de las empresas en este ámbito. Desde nuestro innovador centro especial de empleo, nos destacamos en la transformación de documentación física hacia una base de datos digital.

  1. Implementamos tecnologías avanzadas para escanear y convertir documentos físicos en formatos electrónicos, adaptándonos a las necesidades específicas de cada cliente.
  2. Nos encargamos de organizar y clasificar los documentos digitales, asegurando un acceso rápido y una gestión eficiente de la información.
  3. Creamos y mantenemos una base de datos digital, actualizando y optimizando constantemente para garantizar la disponibilidad y accesibilidad de la información.
  4. Contamos con un centro especializado que no solo ofrece servicios de calidad, sino que también promueve la inclusión laboral, contribuyendo positivamente a la sociedad.
  5. Garantizamos que nuestros servicios cumplen con las normativas y estándares de seguridad, asegurando la confidencialidad y privacidad de la información.

Ponte en contacto con nosotros si necesitas ayuda para digitalizar documentación de tu empresa.

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