¿Qué es el Job Shadowing?: Beneficios y cómo implementarlo en tu empresa
El Job Shadowing es una técnica o proceso de aprendizaje en el cual la nueva persona trabajadora aprende mirando a otros compañeros y compañeras en puestos de trabajo similares, y se usa normalmente en los procesos de incorporación de personal en la empresa.
Así, mediante la técnica del Job Shadowing, la nueva persona incorporada “trabaja en la sombra” junto a sus nuevos compañeros de equipo, viendo en directo lo que otras personas realizan en sus puestos de trabajo, lo cual proporciona familiaridad con las tareas durante ese primer periodo de prueba o formación y una serie de beneficios que veremos a continuación.
Beneficios del Job Shadowing
Aprender mirando lo que otros compañeros de trabajo realizan de manera diaria incorpora una serie de aspectos positivos, tanto en la empresa como en la nueva persona incorporada:
- Al ser una técnica eminentemente práctica, aporta confianza y seguridad a la persona que aprende las tareas.
- La persona incorporada puede conocer de primera mano los procesos y documentos de trabajo con la explicación de sus compañeros.
- Este plus de cercanía facilita y enriquece el proceso de conocimiento y lo hace más ameno, creativo y directo.
- Aporta riqueza y variedad, ya que cada compañero hará de “formador”, lo cual contribuye a crear vínculos y mejorar las habilidades sociales.
- La curva de aprendizaje se acorta, ya que observar y aprender de situaciones reales permite tener desde el primer momento una experiencia práctica.
- Crea vínculos entre el equipo y fortalece el compañerismo, puesto que las dudas se resuelven colectivamente, fomentando el diálogo.
- Permite que tanto la empresa como el empleado se conozcan mejor: la empresa puede poner en práctica los puntos débiles y fuertes de la persona, mientras que esta puede ver y conocer los engranajes de la empresa.
- Facilita y acorta el proceso de integración al equipo de la persona que ha llegado a la empresa.
- Al ser una técnica de aprendizaje dinámica, permite el traspaso de conocimiento y el desarrollo profesional del talento y la creatividad.
- Permite calcular el coste y el tiempo real que se va a emplear en la adaptación de la nueva persona.
Pasos a seguir en el Job Shadowing
No existe una técnica única y predefinida para llevar a cabo el Job Shadowing, pero para garantizar su éxito es recomendable emplear una metodología con una serie de pasos:
- En primer lugar, es importante identificar las tareas diarias que tiene que hacer la nueva persona empleada en su puesto de trabajo.
- Una vez detectadas, hay que conocer la tipología de tareas y distribuirlas según los equipos de trabajo, con una planificación que tenga en cuenta el tiempo que dedicará cada persona integrante del equipo, así como el tiempo total que requerirá el proceso para que la nueva persona esté plenamente incorporada.
- Es importante conocer las capacidades de los compañeros de trabajo a la hora de estructurar el Job Shadowing y hacerles parte del proceso, preguntando si necesitan materiales explicativos o facilitando la estructuración o consecución de sus tareas habituales, ya que invertirán parte de su tiempo de trabajo en colaborar con la incorporación de la nueva persona -y, por lo tanto, dejarán de hacer sus tareas habituales-.
- Durante el proceso del Job Shadowing es conveniente supervisar que todas las personas estén cómodas y asegurar la evolución positiva del proceso. Por ejemplo, que se están cumpliendo y respetando los tiempos necesarios y las temáticas definidas, para no perder el hilo o invertir más tiempo o energía de la cuenta.
- Una vez finalizado el Job Shadowing, puede evaluarse internamente el éxito o fracaso, a través de cuestionarios o métodos similares, con el fin de detectar qué funciona y qué no y calibrar si el proceso se ha adecuado a las expectativas, con el fin de seguir mejorando.
Retos del Job Shadowing y cómo superarlos
Implementar el Job Shadowing puede ser una estrategia eficaz para acelerar la adaptación de nuevos empleados, pero también conlleva ciertos desafíos. Identificar y abordar estos obstáculos es clave para garantizar el éxito del proceso. A continuación, exploramos los principales retos y proponemos soluciones prácticas.
Resistencia de los empleados
Es posible que algunos empleados experimenten rechazo ante la idea de ser observados mientras trabajan, ya sea por sentirse evaluados o porque temen que interfiera con su desempeño diario. Para superar este reto, es fundamental comunicar claramente los objetivos de esta técnica, subrayando que no se trata de un proceso de evaluación, sino de aprendizaje colaborativo. Además, incluir a los empleados en la planificación y valorar su participación mediante incentivos o reconocimiento puede fomentar una actitud positiva.
Falta de recursos
Este proceso requiere tiempo y dedicación por parte de los empleados que actúan como guías, lo que puede afectar la productividad diaria de la empresa. Para mitigar este impacto, es importante planificar cuidadosamente el proceso, asignando tareas y horarios de manera equilibrada. Implementar herramientas de gestión del tiempo o adaptar la carga laboral temporalmente permitirá que los empleados puedan cumplir con ambas responsabilidades sin sentirse sobrecargados.
Dificultades en la adaptación a entornos remotos o híbridos
En un entorno de trabajo remoto, puede resultar complicado aplicar el Job Shadowing de manera tradicional. Para superar este desafío, las empresas pueden aprovechar plataformas de videoconferencia y herramientas de colaboración en línea para recrear un entorno inmersivo. Además, grabar sesiones o compartir manuales digitales puede complementar el proceso y facilitar el aprendizaje.
Con una comunicación abierta, planificación estratégica y el uso adecuado de recursos, los retos del Job Shadowing pueden transformarse en oportunidades para mejorar la integración y el desarrollo profesional en la empresa.