Qué es la gestión documental y cuál es su importancia para las empresas
La gestión documental se ha convertido en un pilar fundamental para el desarrollo y funcionamiento eficiente de las empresas en la era digital. En un mundo donde hay una gran cantidad de información, la capacidad de gestionar documentos de manera efectiva se ha vuelto crucial. En este artículo, te explicamos qué es la gestión documental, los beneficios que aporta la implementación de un sistema adecuado y en qué consiste la gestión documental y organización de archivos.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es un conjunto de normas, procedimientos y herramientas usadas para capturar, organizar, almacenar, recuperar, compartir y controlar el acceso a la información generada y recibida por una empresa.
Busca garantizar la eficiencia en la gestión de documentos, ya sea en formato físico o digital, asegurando su disponibilidad, integridad y confidencialidad. Al adoptar estrategias y herramientas especializadas, la gestión documental contribuye a la toma de decisiones informada, la eficacia operativa y el cumplimiento de normativas, impulsando así el rendimiento y la competitividad de la empresa en un entorno cada vez más digitalizado y más competitivo.
Cabe mencionar, que hasta hace poco tiempo, las prácticas relacionadas con la gestión documental se llevaban a cabo de manera convencional, utilizando documentos de papel, carpetas, libros y archivadores. No obstante, con las nuevas tecnologías informáticas, se ha experimentado una transformación significativa. En la actualidad, cuando se menciona la gestión documental, en su mayoría, nos referimos a un sistema de gestión documental o DMS.
El DMS es una forma automatizada y avanzada de organizar, digitalizar y completar tareas, todo ello mediante el uso de un software de gestión documental que no solo agiliza los procesos, sino que también reduce la carga de trabajo manual, permitiendo a los equipos centrarse en tareas más estratégicas. Por esta razón, recalcamos a las empresas la importancia de digitalizar los documentos.
Características clave en la gestión documental: más allá de la organización
Algunas características clave son:
- Check-in / check-out y bloqueo: Esta funcionalidad permite coordinar la edición simultánea de un documento, evitando conflictos al asegurar que los cambios realizados por una persona no sobrescriban los de otra, facilitando así la colaboración eficiente entre equipos.
- Control de versiones: La capacidad de mantener un historial detallado sobre la evolución de un documento a lo largo del tiempo. Esto garantiza la trazabilidad y la posibilidad de identificar cambios específicos, proporcionando una visión clara de la progresión del documento.
- Roll-back: La posibilidad de revertir a versiones anteriores de un documento en caso de error o malentendido. Esta característica brinda flexibilidad y la capacidad de corregir rápidamente cualquier cambio no deseado.
- Registros de auditoría: Ofrece la transparencia necesaria al proporcionar un registro detallado de todas las acciones realizadas en un documento a lo largo de su ciclo de vida en el sistema. Esto facilita la supervisión y la reconstrucción de eventos para fines de auditoría y cumplimiento.
- Comentarios y marcas: La posibilidad de agregar comentarios y marcas directamente en los documentos mejora la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo. Estas anotaciones facilitan la comprensión del contenido y proporcionan un espacio para retroalimentación y aclaraciones.
Beneficios que aporta la implementación de un sistema de gestión documental en una empresa
La adopción de una herramienta de gestión documental trae consigo una serie de beneficios que repercuten directamente en el desempeño y la competitividad de la empresa. Entre estos beneficios se encuentran:
1. Control de versiones
El software de gestión documental permite mantener un control estricto sobre las versiones de los documentos. Esto asegura que siempre se esté trabajando con la última versión, evitando confusiones y errores causados por la desactualización de la información.
2. Copias de seguridad
Una de las ventajas más destacadas es la capacidad de realizar copias de seguridad periódicas de los documentos importantes. Esto garantiza la preservación de la información ante posibles pérdidas o daños, ya sea por fallos técnicos o eventos imprevistos.
3. Gestión de contenido empresarial
La gestión documental va más allá de simplemente organizar archivos; implica gestionar el contenido empresarial de manera integral. Esto facilita la creación, modificación y distribución eficiente de la información, contribuyendo a una toma de decisiones más informada y ágil.
4. Relaciones con los clientes
Los documentos relacionados con las relaciones con los clientes, como contratos, facturas y correspondencia, son fundamentales. Una gestión documental eficiente agiliza el acceso a esta información, mejorando la atención al cliente y fortaleciendo la relación con ellos.
5. Recupera documentos de forma rápida y precisa
La capacidad de recuperar documentos de manera rápida y precisa es esencial en un entorno empresarial. Las herramientas de gestión documental permiten buscar y acceder a la información necesaria de forma instantánea, aumentando la eficiencia y reduciendo el tiempo dedicado a la búsqueda manual.
¿En qué consiste la gestión documental y organización de archivos?
La gestión documental y organización de archivos involucra procesos específicos que aseguran la integridad y disponibilidad de la información. A continuación, se detallan algunos aspectos clave:
Incorporación de documentos
Los procedimientos de gestión documental deben definir cómo se integra un documento en el sistema y base de datos, incluyendo las acciones necesarias al archivar o digitalizar un documento. Esto implica la selección de documentos que se tienen que capturar.
Registro de los documentos
El registro formaliza la incorporación de un documento, utilizando un identificador único y una breve descripción para facilitar su recuperación posterior (metadatos). Los documentos deben registrarse al momento de su incorporación.
Clasificación de documentos
La clasificación engloba acciones técnicas y administrativas que permiten agrupar documentos relacionados de manera jerárquica, según características predefinidas, independientemente de su origen, destino o formato.
Almacenamiento de documentos
Este proceso busca preservar documentos asegurando autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a lo largo del tiempo. Controlar las condiciones de almacenamiento y manipulación es esencial para proteger los documentos contra accesos no autorizados, destrucción, deterioro o pérdida.
Trazabilidad y control de acceso a los documentos
Controla el uso y movimiento de documentos para asegurar que solo usuarios con los permisos adecuados realicen actividades asignadas y que los documentos sean localizables cuando sea necesario. De esta manera se evita que personas no autorizadas compartan documentos sensibles de la empresa.
Disposición de los documentos
Cuando expira el plazo de conservación de un documento, se aplica la disposición establecida en el calendario de conservación: eliminación, conservación permanente o transferencia a otro sistema de archivos. La disposición no debe realizarse sin autorización y después de verificar que el documento ya no tiene valor, no hay tareas pendientes y no está usándose para gestiones en curso.
En Femcet contamos con externalización de servicios administrativos y manipulación de productos para ofrecer a empresas soluciones efectivas de tratamiento de la información. Si necesitas digitalizar tu información o quieres contratar una solución de gestión documental, no dudes en contactar con nosotros.