Qué es la grabación y el tratamiento de datos
Las empresas y organizaciones recopilan datos e información a lo largo de su actividad, y por ello es importante afrontar de manera eficiente y útil la grabación y el tratamiento de datos, sobre todo en la era de transformación digital. Pero, ¿en qué consisten cada uno de estos términos? ¿Qué es, en concreto, lo que ofrecen estos servicios? ¿Qué beneficios aporta realizar la grabación y tratamiento de datos, y por qué es conveniente externalizar a otra empresa especializada este tipo de tareas administrativas? Te lo contamos todo a continuación.
Grabación y tratamiento de datos: en qué consiste
La grabación de datos es el procedimiento por el cual se extrae la información que está en un determinado soporte para almacenarla y transferirla a un medio digital o programa informático, permitiendo su durabilidad y su clasificación.
En cambio, el tratamiento de datos implica editar y almacenar estos datos para poderlos transformar o consultar en el futuro de manera eficiente y rápida.
Por lo tanto, la grabación y tratamiento de datos y documentos consiste en transcribir, reproducir y archivar información, ya sea para su posterior consulta o como una tarea administrativa y de gestión que cumple con la normativa vigente y realizada a través de criterios de operabilidad, coordinación, calidad, seguridad y respeto al medio ambiente.
Por qué es necesario grabar y tratar datos y documentos
Conservar y almacenar los datos de una empresa de manera segura y eficiente es una tarea ardua, ya que la actividad de cualquier organización implica la existencia y custodia de muchos materiales de distinta índole, como son:
- Datos de clientes y personas trabajadoras.
- Documentación generada o enviada: facturación, presupuestos, nóminas, etc.
- Informes o memorias.
- Contratos o papeles legales.
Los servicios de gestión y tratamiento de datos ofrecen una serie de servicios respecto a estos documentos e información generada. Así, los servicios de gestión y tratamiento de datos realizan:
- Clasificación de archivos a través de diferentes sistemas.
- Digitalización de documentos.
- Depuración de base de datos.
- Verificación de datos y textos grabados.
Beneficios de la gestión y tratamiento de datos
Contratar un servicio de gestión y tratamiento de datos y documentos conlleva distintos efectos positivos, ya que permite:
- Una mayor productividad.
- Custodiar la información de la empresa de manera segura.
- Acceder a los documentos en cualquier momento de forma ágil.
- Ahorro de tiempo y costes, al no tener que contratar y formar personal especializado para esta tarea.
- Cumplir con la normativa vigente, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Contratar la gestión y tratamiento de datos con femcet
El centro de empleo de la Fundación de Esclerosis Múltiple (femcet) ofrece, entre otros, servicios de gestión y tratamiento de datos, documentos e información.
Desde femcet, te podemos ayudar a través de distintas acciones:
- Escaneado: transformamos la documentación que no quieras conservar en formato papel. Creamos una base de datos digital.
- Digitalización de documentos: introducción de pólizas, siniestros, encuestas y valoraciones.
- Data entry o introducción de datos para que sean procesados.
- Búsqueda y actualización de base de datos: optimización de base de datos.
Además, contratar nuestros servicios implica diferentes ventajas:
- Contribuyes a la integración social de las personas con discapacidad, reforzando tu Responsabilidad Social Corporativa (RSC).
- Optimizas los costes y los tiempos de tu empresa, ya que delegas esta tarea que implica tiempo y dinero a un tercero.
- Aseguramos una gestión eficiente y de calidad.
- Cumples con la normativa de la Ley General de Discapacidad, en el caso de que tu empresa tenga 50 o más personas trabajadoras.
- Te permite estar en contacto con otras soluciones integrales que ofrece nuestro centro especial de empleo.
Si tienes cualquier duda o deseas contratar alguno de nuestros servicios, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de este formulario y te responderemos lo antes posible.