Sistemas de clasificación de documentos
La clasificación de documentos consiste en los procesos, sistemas y metodologías para agrupar, archivar, organizar, clasificar y almacenar toda la documentación relativa a una empresa o entidad, como por ejemplo las facturas o documentos administrativos.
Escoger un sistema de clasificación de documentos adecuado según la tipología de empresa es fundamental. Además, existen diferentes métodos de clasificación de documentos, en función del tipo y tamaño de empresa.
Gestión documental y organización de archivos: por qué es importante
Mantener un sistema de clasificación de documentos y papeles útil y eficaz, adaptado a las necesidades de la empresa, es fundamental por diferentes motivos:
- Permite un gran ahorro de tiempo, siempre y cuando la gestión esté sistematizada.
- Ahorra problemas de extravío de papeles y los costes que esto pueda suponer.
- Se gana en organización, y por tanto, en la mejora de la productividad.
- Garantiza cumplir con las normativas de seguridad y los protocolos de privacidad.
Cómo archivar los documentos en una empresa
El objetivo de los sistemas de clasificación es mantener una gestión que permita la trazabilidad de toda la información de una empresa, independientemente del soporte, origen y destino del método de clasificación de documentos. Para archivar correctamente los documentos en cualquier empresa y obtener buenos resultados, hay que tener en cuenta que:
- Debe ser sencillo, práctico y flexible. Cualquier persona debe ser capaz de ejecutar la gestión documental.
- Debe ser un método seguro. La información de una empresa debe almacenarse de forma correcta, y con copias suficientes para evitar accidentes, ya sea en soporte físico o digital.
- Tiene que ser fácil de aplicar para evitar errores de aplicación en el sistema.
- Tiene que ser permeable y adaptable a futuras ampliaciones o cambios, de manera que pueda ser susceptible de ser supervisada y actualizada cuando sea necesario.
Métodos y técnicas para archivar documentos de oficina
El sistema de clasificación, ordenación y organización de documentos elegido debe responder a las necesidades de la empresa. Existen diferentes sistemas de clasificación de documentos. La elección de un estándar u otro dependerá del tipo de empresa y documentos:
- Sistema alfabético, que sigue el orden de letras del abecedario.
- Sistema cronológico, que ordena en función de la fecha en el calendario.
- Sistema decimal. Los documentos se dividen en grupos con un número asignado del 0 al 9, y a la vez, los subgrupos se dividen entre 10.
- Sistema mediante OCR, denominado Programa de Reconocimiento Óptico en inglés, es un sistema inteligente que convierte un texto en una imagen editable.
- Sistema por materias, que ordena según el contenido de la información.
Femcet y la clasificación de documentos
En femcet realizamos servicios externalizados que son útiles para las necesidades de las empresas relacionadas con la gestión y clasificación de documentos. Desde nuestro centro especial de empleo, transformamos la documentación que no se quiere conservar en formato papel, creando una base de datos digital y ocupándonos de su actualización y optimización.
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