Per què és important digitalitzar els documents de la teva empresa

En què consisteix la digitalització de documents

La digitalització de documents és un procés fonamental en la transformació de documents en paper a un format digital, facilitant l’accés, emmagatzematge i gestió eficient de la informació. Aquest procediment implica la conversió de documents en paper (documentació física), a arxius digitals. Això ofereix la possibilitat de treballar amb ells en un entorn digital.

La digitalització de documents abasta diversos tipus de documents, com contractes, factures, informes, entre altres documents d’empresa. Un cop aquests documents han estat convertits a format digital, es poden gestionar de manera més eficaç mitjançant un sistema de gestió documental. Aquest sistema organitza i classifica automàticament els arxius digitals, millorant l’accessibilitat i l’eficiència en la recuperació d’informació.

Procés de digitalització de documents

El procés de digitalització de documents s’inicia en escanejar documents en paper, convertint-los en còpies digitals. 

Aquestes còpies digitals poden variar en format electrònic, permetent la preservació de documents impresos en blanc i negre o a color, segons les necessitats específiques. 

Durant aquest procés, s’utilitza la tecnologia de reconeixement òptic de caràcters (OCR) per transformar imatges escanejades en text bifocal, facilitant la recerca i manipulació de la informació continguda en els documents digitalitzats.

Aquests documents digitals són actius dinàmics que poden integrar-se en sistemes de gestió documental per a una organització sistemàtica i eficaç. Una eina valuosa per impulsar la productivitat i la presa de decisions d’empresa informades.

Beneficis de la digitalització de documents

Entre els múltiples avantatges de la digitalització de documents podem trobar:

1. Estalvi d’espai d’emmagatzematge físic. Tenir tota la documentació de la teva empresa en una base de dades digital et permet guardar gran quantitat d’informació en poc espai. Ja no serà necessari utilitzar un volum considerable d’arxivadors i podràs prescindir de mobiliari auxiliar d’emmagatzematge.
2. Estalvi de temps. Consultar documents online en qüestió de segons des del teu ordinador permet invertir menys temps a buscar i localitzar la informació. 
3. Millora i optimització del flux de treball. Tenir accés a una base de dades amb tota la documentació digitalitzada permet una gestió molt més àgil dels departaments de la teva empresa, ja que poden compartir documents de forma senzilla en cas de teletreball. 
4. Accés ràpid i fàcil a la informació. Els empleats poden accedir a tota la informació sense necessitat de desplaçar-se a l’oficina i en qüestió de segons. 
5. Recuperació davant pèrdues. Digitalitzar documents i emmagatzemar-los en un servidor o al núvol permet tenir còpies de seguretat de tots els documents importants de la teva empresa de manera senzilla i segura. Es preveu així possibles pèrdues o accidents i tenint tota la informació a fora. Es pot considerar una capa addicional de seguretat per a la informació crítica. 

Per tot això, treballar cap a la digitalització de la teva empresa i apostar pel format digital pot ser clau per a l’augment dels teus beneficis, permetent un estalvi de temps i una millora de la gestió documental, a més de cobrir-te les esquenes en cas de problemes i eventualitats.

Documents digitals: la importància de la seguretat

És important considerar les restriccions d’accés en el context de la digitalització de documents. Els documents electrònics poden contenir informació sensible de les empreses, per la qual cosa és essencial implementar mesures de seguretat per restringir l’accés no autoritzat i protegir la confidencialitat de la informació continguda en aquests documents en format digital. En aquest sentit, l’encriptació avançada, l’autenticació d’usuaris i el monitoratge actiu es posicionen com a eines fonamentals. 

Per això, en Femcet ens comprometem a aplicar rigoroses polítiques de seguretat en la gestió de documents digitals. El nostre enfocament inclou la implementació de tecnologies avançades d’encriptació i sistemes de control d’accés per salvaguardar la integritat de la informació. 

Serveis de digitalització de documents amb Femcet

A Femcet, ens enorgulleix oferir serveis externalitzats especialitzats en la gestió i classificació de documents, responent a les necessitats específiques de les empreses en aquest àmbit. Des del nostre innovador centre especial de treball, ens destaquem en la transformació de documentació física cap a una base de dades digital.

1. Implementem tecnologies avançades per escanejar i convertir documents físics en formats electrònics, adaptant-nos a les necessitats específiques de cada client.
2. Ens encarreguem d’organitzar i classificar els documents digitals, assegurant un accés ràpid i una gestió eficient de la informació.
3. Creem i mantenim una base de dades digital, actualitzant i optimitzant constantment per garantir la disponibilitat i accessibilitat de la informació.
4. Comptem amb un centre especialitzat que no només ofereix serveis de qualitat, sinó que també promou la inclusió laboral, contribuint positivament a la societat.
5. Garantim que els nostres serveis compleixen amb les normatives i estàndards de seguretat, assegurant la confidencialitat i privacitat de la informació.

Posa’t en contacte amb nosaltres si necessites ajuda per digitalitzar documentació de la teva empresa.