Com mesurar i comunicar el retorn de la inversió de l’externalització
Mesurar el retorn de la inversió (ROI) de l’externalització de serveis s’ha convertit en una tasca essencial per a les empreses que busquen optimitzar recursos, justificar decisions estratègiques i comunicar resultats de manera clara.
A femcet, entenem que externalitzar no només significa delegar tasques a un proveïdor extern, sinó invertir estratègicament per reduir costos, millorar l’eficiència i augmentar la competitivitat. Per això, en aquest article t’expliquem com mesurar i comunicar el retorn de la inversió de l’externalització de manera efectiva i pràctica.
Per què és important mesurar el retorn de la inversió (ROI) en l’externalització de serveis?
Tota inversió empresarial ha de generar resultats quantificables. L’externalització no n’és una excepció, ja que implica recursos, temps i expectatives.
El ROI (Return on Investment), sigles en anglès de retorn de la inversió, s’utilitza per avaluar la rendibilitat d’una acció o projecte.
En el cas de l’externalització, mesurar el ROI ajuda a determinar si els serveis contractats realment aporten valor a l’organització.
Entre els principals beneficis de calcular el retorn podem destacar els següents:
- Identificar l’estalvi i la reducció de costos operatius.
- Justificar decisions davant la direcció o els stakeholders.
- Comparar proveïdors i optimitzar inversions futures.
- Analitzar la productivitat i la qualitat del servei externalitzat.
Però si anem més enllà, el ROI no només mesura l’aspecte econòmic, també reflecteix l’eficiència, l’impacte en els equips i la millora dels processos interns.
Com el ROI dona suport a la presa de decisions estratègiques?
La presa de decisions basada en dades és clau. Quan es mesura correctament el retorn de la inversió, els líders poden entendre com cada acció impacta en la rendibilitat general del negoci.
Aplicar el ROI a l’externalització permet:
- Detectar els serveis que ofereixen un major benefici.
- Reajustar pressupostos i estratègies.
- Prendre decisions informades sobre la continuïtat o ampliació de serveis.
- Establir un marc de millora contínua amb mètriques reals.
Amb una visió objectiva, les empreses poden alinear l’externalització amb els seus objectius estratègics, garantint resultats sostenibles i mesurables.
Fórmula del ROI: com calcular el retorn de la inversió pas a pas
La fórmula del ROI és la base per mesurar qualsevol tipus d’inversió. La seva aplicació en l’externalització de serveis és la següent:
ROI = (Benefici obtingut – Inversió) / Inversió × 100
El resultat s’expressa com un percentatge que indica la rendibilitat del projecte.
Un ROI positiu mostra que l’externalització ha generat beneficis; un ROI negatiu indica que la inversió encara no s’ha recuperat.
Elements que has d’incloure en el càlcul del ROI
Inversió total: tots els costos associats al servei externalitzat, incloent-hi tarifes del proveïdor, eines tecnològiques, formació i temps de transició.
Benefici obtingut: els resultats tangibles i intangibles, com l’estalvi de costos, la millora de la productivitat, la reducció d’errors, la satisfacció del client o l’increment de les vendes.
Període d’avaluació: el temps durant el qual es mesuren els resultats (per exemple, un trimestre, un any o el cicle complet del servei).
El secret és identificar correctament els costos associats i els beneficis que realment impacten en els objectius del negoci.
Factors que influeixen en el retorn de la inversió de l’externalització
Cada empresa té les seves pròpies prioritats i processos, per la qual cosa el ROI pot variar depenent del tipus de servei externalitzat.
Tot i això, hi ha factors comuns que determinen l’impacte final de la inversió.
Reducció de costos operatius
La reducció de costos és un dels principals objectius de l’externalització.
Delegant funcions a empreses especialitzades, les organitzacions poden estalviar en infraestructura, personal i tecnologia, transformant despeses fixes en variables.
Aquest estalvi directe s’ha d’incloure dins del càlcul del ROI com a benefici obtingut.
Increment de la productivitat i l’eficiència
Externalitzar permet que els equips interns es concentrin en tasques de més valor, augmentant la productivitat general.
El temps alliberat, la reducció d’errors i l’optimització de processos també es consideren retorns de la inversió.
Millora de la qualitat i la satisfacció del client
En àrees com l’atenció al client, la logística o les campanyes de màrqueting, la col·laboració amb un proveïdor extern pot traduir-se en un servei més àgil i professional.
Mesurar indicadors com els temps de resposta, la satisfacció de l’usuari o la qualitat percebuda ajuda a avaluar la rendibilitat real.
Flexibilitat i escalabilitat empresarial
La capacitat d’adaptar-se als pics de demanda sense augmentar l’estructura interna genera un retorn addicional.
Aquest tipus de benefici, encara que menys tangible, té un impacte directe en la competitivitat i s’ha de considerar en la valoració global del ROI.
Com comunicar el ROI de l’externalització de manera efectiva
Mesurar el retorn de la inversió (ROI) de l’externalització és un pas fonamental, però igualment important és saber comunicar els resultats de manera clara, verificable i orientada al valor. Et donem alguns consells per comunicar-lo de manera eficient.
Presentar els resultats de manera visual i comparativa
La visualització de dades és una eina clau per transmetre informació complexa de manera ràpida i comprensible.
L’ús d’informes executius, dashboards o gràfics comparatius facilita mostrar:
- L’abans i el després de l’externalització.
- L’evolució dels indicadors clau de rendiment (KPI).
- L’estalvi econòmic i les millores de productivitat obtingudes.
Els quadres de comandament permeten, a més, vincular resultats financers i operatius, oferint una visió integral del rendiment del servei externalitzat.
Vincular el ROI amb els objectius estratègics de l’empresa
El ROI adquireix el seu veritable sentit quan es relaciona directament amb les metes corporatives.
En lloc de presentar xifres aïllades, és recomanable expressar com els resultats de l’externalització han contribuït a:
- Reduir un percentatge específic de costos operatius.
- Millorar l’eficiència dels processos o els temps de resposta.
- Elevar els nivells de qualitat, satisfacció del client o compliment normatiu.
Com més alineada estigui la comunicació del ROI amb els objectius estratègics del negoci, més valor tindrà per a la direcció i els stakeholders.
Integrar els beneficis qualitatius i de valor afegit
El retorn de la inversió no es limita a l’aspecte econòmic.
Les empreses capdavanteres en externalització inclouen als seus informes beneficis qualitatius que reflecteixen l’impacte organitzatiu i humà del procés, com ara:
- Millora del clima laboral i de la motivació del personal intern.
- Reducció de la càrrega administrativa i optimització del temps de gestió.
- Increment de la qualitat del servei o de la satisfacció del client final.
Incorporar aquests factors no financers en la comunicació del ROI permet mostrar una visió més completa de l’èxit del projecte i reforçar la percepció de l’externalització com una decisió estratègica, no només operativa.
Garantir transparència i traçabilitat en la informació
Una comunicació efectiva del ROI també requereix dades verificables i metodologies clares de càlcul.
Documentar la font dels indicadors, la periodicitat de mesura i els criteris d’avaluació genera confiança i credibilitat.
Aquest enfocament transparent consolida la relació entre l’empresa contractant i el proveïdor d’outsourcing, i contribueix a la millora contínua dels processos externalitzats.
Externalització de serveis: outsourcing per a la teva empresa amb femcet
A femcet som especialistes en externalització de serveis.
Amb més de 25 anys d’experiència, ajudem les empreses a millorar la rendibilitat i l’eficiència operativa mitjançant solucions d’outsourcing adaptades a cada necessitat.
Contacta’ns i descobreix com podem ajudar-te a millorar el teu ROI amb solucions d’externalització a mida.