Qué es la gestión de impagados y sus fases
La gestión de impagados es el procedimiento a seguir cuando una persona física o jurídica no cumple con el pago de una deuda vencida, algo que puede ser común, sobre todo, en el mundo de los autónomos y las pymes, donde es habitual cobrar a 2 o 3 meses vista.
Los impagos pueden ser un grave problema para la empresa, ya que conllevan faltas de liquidez y pueden comprometer operaciones o proyectos por falta de financiación, poniendo incluso en peligro la supervivencia de la empresa.
Características de los impagados
Los impagados se pueden producir por distintos motivos, ya sea por errores en los procesos administrativos, retrasos en un proveedor o problemas de liquidez y mala gestión financiera por parte del cliente.
Para que se produzca un impago, la deuda debe ser cuantificable, expresada en una moneda de uso corriente, y vencida en el tiempo establecido para su pago. Además, no puede existir impedimento legal para su reclamación, y debe ser acreditada o justificada a través de un documento mercantil donde consten los datos del deudor, como por ejemplo, una factura, un albarán o un contrato de compraventa.
Cómo gestionar el impago de facturas
Si te deben facturas o pagos, hay una serie de pasos que puedes seguir para gestionar el impago. La gestión del cobro de deudas puede seguir distintas fases:
- Lo primero que hay que hacer es contactar al cliente deudor y reclamar el impago, preferiblemente por escrito, para que quede constancia.
- Si el cliente contesta, puede darse una solución al impago por la vía amistosa, ofreciendo, por ejemplo, la posibilidad de negociar una quita de la deuda, pagar la deuda a plazos o aplazar la fecha de vencimiento.
- Si el cliente deudor no contesta, o se niega a pagar, se pueden llevar a cabo acciones más contundentes o de presión, como incluir al deudor en la lista de morosos. También se puede acudir a la vía judicial para la gestión de impagados, pero en estos casos, es recomendable hacerlo con el asesoramiento de un especialista.
Cómo evitar la gestión de impagos
A continuación, apuntamos algunos consejos que contribuyen a la prevención para intentar evitar la gestión de impagos:
- Contar con una actualización de la base de datos que permita localizar rápidamente al cliente o la información referente al proceso del impago y ahorrar tiempo y costes, por ejemplo, a través de un CRM.
- Contar con una cartera de clientes habituales o proveedores con los que no haya problemas a la hora de cobrar el producto o servicio.
- Investigar a los clientes potenciales y averiguar si han cometido impagos de deudas. Para ello, se puede comprobar si aparecen en algún registro de morosos o si deben dinero a la Administración Pública.
- Guardar siempre toda la información por escrito y la copia de las facturas o albaranes a cobrar que se envían a los clientes, ya que es un documento que puede servir para justificar la deuda.
- Recordar al cliente los plazos de pago y negociar cualquier retraso, preferiblemente, por la vía amistosa. Esto permite al cliente deudor organizar sus finanzas.
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