Què és la gestió d’impagats i les seves fases
La gestió d’impagats és el procediment a seguir quan una persona física o jurídica no compleix amb el pagament d’un deute vençut, alguna cosa que pot ser comú, sobretot, en el món dels autònoms i les pimes, on és habitual cobrar a 2 o 3 mesos vista.
Els impagaments poden ser un greu problema per a l’empresa, ja que comporten faltes de liquiditat i poden comprometre operacions o projectes per falta de finançament, posant fins i tot en perill la supervivència de l’empresa.
Característiques dels impagats
Els impagats es poden produir per diferents motius, ja sigui per errors en els processos administratius, retards en un proveïdor o problemes de liquiditat i mala gestió financera per part del client.
Perquè es produeixi un impagament, el deute ha de ser quantificable, expressada en una moneda d’ús corrent, i vençuda en el temps establert per al seu pagament. A més, no pot existir impediment legal per a la seva reclamació, i ha de ser acreditada o justificada a través d’un document mercantil on constin les dades del deutor, com per exemple, una factura, un albarà o un contracte de compravenda.
Com gestionar l’impagament de factures
Si et deuen factures o pagaments, hi ha una sèrie de passos que pots seguir per a gestionar l’impagament. La gestió del cobrament de deutes pot seguir diferents fases:
El primer que cal fer és contactar al client deutor i reclamar l’impagament, preferiblement per escrit, perquè quedi constància.
Si el client contesta, pot donar-se una solució a l’impagament per la via amistosa, oferint, per exemple, la possibilitat de negociar una quitació del deute, pagar el deute a terminis o ajornar la data de venciment.
Si el client deutor no contesta, o es nega a pagar, es poden dur a terme accions més contundents o de pressió, com incloure al deutor en la llista de morosos. També es pot acudir a la via judicial per a la gestió d’impagats, però en aquests casos, és recomanable fer-ho amb l’assessorament d’un especialista.
Com evitar la gestió d’impagaments
A continuació, apuntem alguns consells que contribueixen a la prevenció per a intentar evitar la gestió d’impagaments:
- Comptar amb una actualització de la base de dades que permeti localitzar ràpidament al client o la informació referent al procés de l’impagament i estalviar temps i costos, per exemple, a través d’un CRM.
- Disposar de una cartera de clients habituals o proveïdors amb els quals no hi hagi problemes a l’hora de cobrar el producte o servei.
Investigar als clients potencials i esbrinar si han comès impagaments de deutes. Per a això, es pot comprovar si apareixen en algun registre de morosos o si deuen diners a l’Administració Pública. - Guardar sempre tota la informació per escrit i la còpia de les factures o albarans a cobrar que s’envien als clients, ja que és un document que pot servir per a justificar el deute.
- Recordar al client els terminis de pagament i negociar qualsevol retard, preferiblement, per la via amistosa. Això permet al client deutor organitzar les seves finances.
Des del centre especial de Treball de la Fundació d’Esclerosi Múltiple (femcet) t’ajudem a gestionar l’impagament de factures en la teva empresa. Contacta amb nosaltres i t’assessorarem.