Com arxivar els documents en una empresa
L’objectiu dels sistemes de classificació és mantenir una gestió que permeti la traçabilitat de tota la informació d’una empresa, independentment del suport, origen i destinació del mètode de classificació de documents. Per a arxivar correctament els documents en qualsevol empresa i obtenir bons resultats, cal tenir en compte que:
- Ha de ser senzill, pràctic i flexible. Qualsevol persona ha de ser capaç d’executar la gestió documental.
- Ha de ser un mètode segur. La informació d’una empresa ha d’emmagatzemar-se de manera correcta, i amb còpies suficients per a evitar accidents, sigui en suport físic o digital.
- Ha de ser fàcil d’aplicar per a evitar errors d’aplicació en el sistema.
- Ha de ser permeable i adaptable a futures ampliacions o canvis, de manera que pugui ser susceptible de ser supervisada i actualitzada quan sigui necessari.
Mètodes i tècniques per a arxivar documents d’oficina
El sistema de classificació, ordenació i organització de documents triat ha de respondre a les necessitats de l’empresa. Existeixen diferents sistemes de classificació de documents. L’elecció d’un estàndard o un altre dependrà del tipus d’empresa i documents:
- Sistema alfabètic, que segueix l’ordre de lletres de l’abecedari.
- Sistema cronològic, que ordena en funció de la data en el calendari.
- Sistema decimal. Els documents es divideixen en grups amb un número assignat del 0 al 9, i alhora, els subgrups es divideixen entre 10.
- Sistema mitjançant OCR, denominat Programa de Reconeixement Òptic en anglès, és un sistema intel·ligent que converteix un text en una imatge editable.
- Sistema per matèries, que ordena segons el contingut de la informació.
Femcet i la classificació de documents
En femcet realitzem serveis externalitzats que són útils per a les necessitats de les empreses relacionades amb la gestió i classificació de documents. Des del nostre centre especial d’ocupació, transformem la documentació que no es vol conservar en format paper, creant una base de dades digital i ocupant-nos de la seva actualització i optimització.
Si necessites contractar aquest tipus de serveis amb femcet o desitges més informació, no dubtis a posar-te en contacte amb nosaltres.