Sistemes de classificació de documents
La classificació de documents consisteix en els processos, sistemes i metodologies per a agrupar, arxivar, organitzar, classificar i emmagatzemar tota la documentació relativa a una empresa o entitat, com per exemple les factures o documents administratius.
Triar un sistema de classificació de documents adequat segons la tipologia d’empresa és fonamental. A més, existeixen diferents mètodes de classificació de documents, en funció del tipus i grandària d’empresa.
Gestió documental i organització d’arxius: per què és important
Mantenir un sistema de classificació de documents i papers útil i eficaç, adaptat a les necessitats de l’empresa, és fonamental per diferents motius:
- Permet un gran estalvi de temps, sempre que la gestió estigui sistematitzada.
- Estalvia problemes d’extraviament de papers i els costos que això pugui suposar.
- Es guanya en organització, i, per tant, en la millora de la productivitat.
- Garanteix complir amb les normatives de seguretat i els protocols de privacitat.
Com arxivar els documents en una empresa
L’objectiu dels sistemes de classificació és mantenir una gestió que permeti la traçabilitat de tota la informació d’una empresa, independentment del suport, origen i destinació del mètode de classificació de documents. Per a arxivar correctament els documents en qualsevol empresa i obtenir bons resultats, cal tenir en compte que:
- Ha de ser senzill, pràctic i flexible. Qualsevol persona ha de ser capaç d’executar la gestió documental.
- Ha de ser un mètode segur. La informació d’una empresa ha d’emmagatzemar-se de manera correcta, i amb còpies suficients per a evitar accidents, sigui en suport físic o digital.
- Ha de ser fàcil d’aplicar per a evitar errors d’aplicació en el sistema.
- Ha de ser permeable i adaptable a futures ampliacions o canvis, de manera que pugui ser susceptible de ser supervisada i actualitzada quan sigui necessari.
Mètodes i tècniques per a arxivar documents d’oficina
El sistema de classificació, ordenació i organització de documents triat ha de respondre a les necessitats de l’empresa. Existeixen diferents sistemes de classificació de documents. L’elecció d’un estàndard o un altre dependrà del tipus d’empresa i documents:
- Sistema alfabètic, que segueix l’ordre de lletres de l’abecedari.
- Sistema cronològic, que ordena en funció de la data en el calendari.
- Sistema decimal. Els documents es divideixen en grups amb un número assignat del 0 al 9, i alhora, els subgrups es divideixen entre 10.
- Sistema mitjançant OCR, denominat Programa de Reconeixement Òptic en anglès, és un sistema intel·ligent que converteix un text en una imatge editable.
- Sistema per matèries, que ordena segons el contingut de la informació.
Femcet i la classificació de documents
En femcet realitzem serveis externalitzats que són útils per a les necessitats de les empreses relacionades amb la gestió i classificació de documents. Des del nostre centre especial d’ocupació, transformem la documentació que no es vol conservar en format paper, creant una base de dades digital i ocupant-nos de la seva actualització i optimització.
Si necessites contractar aquest tipus de serveis amb femcet o desitges més informació, no dubtis a posar-te en contacte amb nosaltres.