Arxiu digital. Què és, com crear-lo i quins són els seus beneficis.
Què és un arxiu digital?
Un arxiu digital és una col·lecció organitzada de documents i dades emmagatzemades en format digital. A diferència dels arxius físics, que ocupen espai i requereixen emmagatzematge en instal·lacions específiques, els arxius digitals s’emmagatzemen en mitjans electrònics, com servidors, discos durs, i al núvol. La digitalització de documents permet gestionar i accedir a la informació de manera més eficient, utilitzant tecnologies avançades que faciliten la gestió de documents i asseguren la seva preservació a llarg termini.
Tipus d’arxius digitals
Existeixen diversos tipus d’arxius digitals i cadascun està dissenyat per complir amb una funció específica en la gestió documental. A continuació, repassem alguns dels més habituals en les organitzacions.
Documents de text
Són els més utilitzats en entorns empresarials i educatius i inclouen formats com DOC, DOCX, PDF, i TXT. Resulten molt pràctics per a la creació d’informes, contractes, memòries o altre tipus de documentació escrita. Resulten intuïtius i fàcils d’utilitzar.
Imatges
Les imatges digitals són habituals en la gestió de documents que requereixen la inclusió de gràfics, logotips, o fotografies. Els formats més comuns són JPEG, PNG, GIF i TIFF.
Fulls de càlcul
Utilitzats per a la gestió de dades numèriques i financeres, els arxius de fulls de càlcul com XLS, XLSX, i CSV són fonamentals per realitzar càlculs, anàlisis i reports.
Presentacions
Els arxius de presentacions, com PPT i PPTX, són usats per comunicar idees, projectes i resultats en un format visual, gràfic i atractiu. Resulten molt pràctics en reunions, seminaris i formacions.
Àudio i vídeo
Els arxius d’àudio (MP3, WAV) i vídeo (MP4, AVI) són utilitzats per emmagatzemar i reproduir contingut multimèdia. Un format que s’ha convertit en fonamental en sectors com l’educació, el màrqueting i els mitjans de comunicació.
Bases de dades
Les bases de dades (com SQL, MDB) són essencials per a l’emmagatzematge i maneig de grans volums de dades estructurades. Són utilitzades en sistemes de gestió documental i altres aplicacions que requereixen l’organització eficient de la informació.
A més, formats com ZIP i RAR permeten la compressió de múltiples arxius en un sol paquet, la qual cosa facilita el seu transport i emmagatzematge, reduint l’espai que ocupen.
Avantatges de l’arxiu digital
El pas de l’arxiu físic a l’arxiu digital ofereix múltiples avantatges que impacten positivament en la gestió de la documentació. Repassem els seus principals beneficis.
- Estalvi d’espai i costos
Els arxius digitals eliminen la necessitat de grans instal·lacions físiques per emmagatzemar documents en paper. Això allibera espai a les oficines i redueix els costos associats als recursos físics com carpetes, prestatges o altres materials d’oficina així com al lloguer o manteniment de magatzems.
- Ràpid accés
L’accés als documents digitals és significativament més ràpid que buscar entre arxius físics. Mitjançant un sistema de gestió documental, els usuaris poden localitzar i accedir a documents en qüestió de segons, optimitzant el temps i augmentant així la seva productivitat. Els arxius digitals permeten una gestió d’arxiu més eficient.
- Millora en la seguretat
Els arxius digitals poden ser protegits mitjançant mesures de seguretat com contrasenyes, xifrat, i control d’accessos. A més, la implementació de realitzar còpies de seguretat amb regularitat, garanteix la seguretat dels documents, protegint-los contra pèrdues o danys.
- Facilitat de distribució
Compartir documents en format digital és senzill i eficient. Els arxius poden ser enviats per correu electrònic, compartits a través de serveis al núvol, o accessibles des de qualsevol lloc amb connexió a internet, la qual cosa facilita la col·laboració entre equips en diferents ubicacions.
- Sostenibilitat
La reducció en l’ús de paper contribueix a la sostenibilitat mediambiental, ja que disminueix el consum de recursos naturals i redueix la petjada de carboni de les empreses.
Com fer un arxiu digital de documents
Crear un arxiu digital requereix la planificació i la implementació de les eines adequades. Hi ha certs passos generals que s’haurien de seguir per a això.
- S’ha de començar per avaluar el volum i tipus de documents a digitalitzar. Això ajudarà a determinar els recursos necessaris i l’estratègia de digitalització més adequada a dur a terme.
- En segon lloc, s’ha de seleccionar un equip i programari adequats. Un escàner d’alta resolució garantirà que els documents digitalitzats siguin clars i llegibles.
- Un cop digitalitzats, els documents han de ser organitzats de manera lògica, mitjançant un bon sistema de gestió documental que ens ajudi a classificar en carpetes i subcarpetes, emmagatzemant la informació en un servidor intern, al núvol, o en bases de dades
- Per garantir la seguretat de l’arxiu digital, és fonamental implementar mesures com la signatura electrònica, el xifratge de dades, i control d’accessos. Això protegeix la informació contra accessos no autoritzats i garanteix la integritat dels documents. En aquest sentit, les còpies de seguretat regulars resulten també essencials com a mesura de protecció davant pèrdues accidentals.
- Finalment, però no menys important, resulta fonamental que els empleats estiguin capacitats en l’ús del sistema de gestió documental i en les bones pràctiques de digitalització. Això assegura que el procés de creació i gestió d’arxius digitals sigui eficient i lliure d’errors.
Arxiu digital. Exemples
Els arxius digitals són àmpliament utilitzats en una gran diversitat de sectors, facilitant la gestió de documents i optimitzant els processos. Repassem a continuació alguns exemples pràctics.
Arxiu digital legal
En l’àmbit legal, la digitalització de contractes, escriptures, i documents judicials permet un accés ràpid i segur a la informació, facilitant la gestió de casos i la consulta de precedents.
Arxiu digital mèdic
Els historials mèdics digitalitzats permeten als professionals de la salut accedir ràpidament a la informació del pacient, millorant l’atenció mèdica i reduint el risc d’errors.
Arxiu digital financer
Les empreses financeres digitalitzen documents com estats de compte, registres de transaccions, i contractes de clients, la qual cosa permet una gestió documental més precisa i segura.
Arxiu digital educatiu
En les institucions educatives, la digitalització de registres acadèmics, certificats, i materials d’ensenyament facilita l’administració i l’accés a la informació tant per al personal com per als estudiants.
Arxiu digital governamental
Els governs utilitzen arxius digitals per gestionar expedients de ciutadans, lleis, i altres documents públics, cosa que millora la transparència i l’eficiència administrativa.
Verificació d’autenticitat de l’arxiu digital
La verificació d’autenticitat és un aspecte crític en la gestió d’arxius digitals, especialment quan es tracta de documents legals, financers, o d’alt valor. Hi ha diverses eines per a això.
La signatura electrònica és una eina clau per a l’autenticitat dels documents digitals. A través d’un procés de xifratge, la signatura electrònica vincula el signant amb el document de manera única, garantint que no ha estat alterat després de la seva signatura.
Els segells de temps són utilitzats per registrar la data i hora exacta en què un document va ser signat o modificat. Això afegeix una capa addicional de seguretat, assegurant que els documents siguin considerats vàlids i autèntics en un moment específic.
El control d’accessos permet restringir qui pot veure o modificar un document digital. A través de permisos personalitzats, s’assegura que només les persones autoritzades tinguin accés, cosa que és crucial per protegir la integritat i confidencialitat de la informació.
Els certificats digitals són emesos per una autoritat certificadora i s’utilitzen per validar la identitat dels usuaris i dispositius en les transaccions digitals. Això assegura que els documents no només siguin autèntics, sinó que també siguin enviats i rebuts per les parts correctes.
La traçabilitat es refereix a la capacitat de rastrejar tots els canvis realitzats en un document digital. Un bon sistema de gestió documental ha de permetre el registre de qui va fer cada canvi i quan, el que és essencial per mantenir la integritat i l’autenticitat de l’arxiu.
En conclusió, la transició a l’arxiu digital representa un avenç significatiu en la gestió de documents, oferint beneficis tangibles i millores en la seguretat de la informació. Els diferents tipus d’arxius digitals permeten una gestió eficient de tota mena d’informació amb total seguretat i fiabilitat. Adoptar un enfocament digital en la gestió d’arxius no només millora l’eficiència operativa, sinó que també prepara les organitzacions per enfrontar-se a nous desafiaments en un món cada vegada més digital.