Què és la gestió documental i quina és la seva importància per a les empreses
La gestió documental s’ha convertit en un pilar fonamental per al desenvolupament i el funcionament eficient de les empreses en l’era digital. En un món on hi ha una gran quantitat d’informació, la capacitat de gestionar documents de manera efectiva ha esdevingut crucial. En aquest article, us expliquem què és la gestió documental, els beneficis que aporta la implementació d’un sistema adequat i en què consisteix la gestió documental i l’organització d’arxius.
Què és la gestió documental?
La gestió documental és un conjunt de normes, procediments i eines utilitzades per capturar, organitzar, emmagatzemar, recuperar, compartir i controlar l’accés a la informació generada i rebuda per una empresa.
Busca garantir l’eficiència en la gestió de documents, ja sigui en format físic o digital, assegurant-ne la disponibilitat, integritat i confidencialitat. En adoptar estratègies i eines especialitzades, la gestió documental contribueix a la presa de decisions informada, l’eficàcia operativa i el compliment de normatives, impulsant així el rendiment i la competitivitat de l’empresa en un entorn cada cop més digitalitzat i més competitiu.
Cal fer esment, que fins fa poc temps, les pràctiques relacionades amb la gestió documental es duien a terme de manera convencional, utilitzant documents de paper, carpetes, llibres i arxivadors. Tot i això, amb les noves tecnologies informàtiques, s’ha experimentat una transformació significativa. En l’actualitat, quan s’esmenta la gestió documental, la majoria ens referim a un sistema de gestió documental o DMS.
El DMS és una forma automatitzada i avançada d’organitzar, digitalitzar i completar tasques, tot això mitjançant l’ús d’un programari de gestió documental que no només agilitza els processos, sinó que també redueix la càrrega de treball manual i permet als equips centrar-se en tasques més estratègiques. Per aquesta raó, recalquem a les empreses la importància de digitalitzar els documentss.
Característiques clau en la gestió documental: més enllà de l’organització
Algunes característiques clau són:
- Check-in / check-out i bloqueig: Aquesta funcionalitat permet coordinar l’edició simultània d’un document, evitant conflictes en assegurar que els canvis realitzats per una persona no sobrescriguin els altres, facilitant així la col·laboració eficient entre equips.
- Control de versions: La capacitat de mantenir un historial detallat sobre l’evolució d’un document al llarg del temps. Això garanteix la traçabilitat i la possibilitat d’identificar canvis específics, proporcionant una visió clara de la progressió del document.
- Retrocés: La possibilitat de revertir a versions anteriors d’un document en cas d’error o malentès. Aquesta característica ofereix flexibilitat i la capacitat de corregir ràpidament qualsevol canvi no desitjat.
- Registres d’auditoria: Ofereix la transparència necessària en proporcionar un registre detallat de totes les accions realitzades en un document al llarg del seu cicle de vida al sistema. Això facilita la supervisió i reconstrucció d’esdeveniments per a finalitats d’auditoria i compliment.
- Comentaris i marques: La possibilitat d’afegir comentaris i marques directament als documents millora la col·laboració i la comunicació entre els membres de l’equip. Aquestes anotacions faciliten la comprensió del contingut i proporcionen un espai per a retroalimentació i aclariments.
Beneficis que aporta la implementació d’un sistema de gestió documental a una empresa
L’adopció d’una eina de gestió documental comporta una sèrie de beneficis que repercuteixen directament en l’exercici i la competitivitat de l’empresa. Entre aquests beneficis es troben:
1. Control de versions
El programari de gestió documental permet mantenir un control estricte sobre les versions dels documents. Això assegura que sempre s’estigui treballant amb la darrera versió, evitant confusions i errors causats per la desactualització de la informació.
2. Còpies de seguretat
Un dels avantatges més destacats és la capacitat de fer còpies de seguretat periòdiques dels documents importants. Això garanteix la preservació de la informació davant de possibles pèrdues o danys, sigui per errors tècnics o esdeveniments imprevistos.
3. Gestió de contingut empresarial
La gestió documental va més enllà de simplement organitzar fitxers; implica gestionar el contingut empresarial de manera integral. Això facilita la creació, modificació i distribució eficient de la informació, contribuint a una presa de decisions més informada i àgil.
4. Relacions amb els clients
Els documents relacionats amb les relacions amb els clients, com ara contractes, factures i correspondència, són fonamentals. Una gestió documental eficient agilitza l’accés a aquesta informació millorant l’atenció al client i enfortint la relació amb ells.
5. Recupera documents de forma ràpida i precisa
La capacitat de recuperar documents de manera ràpida i precisa és essencial en un entorn empresarial. Les eines de gestió documental permeten cercar i accedir a la informació necessària de forma instantània, augmentant l’eficiència i reduint el temps dedicat a la cerca manual.
En què consisteix la gestió documental i l’organització d’arxius?
La gestió documental i l’organització d’arxius involucra processos específics que asseguren la integritat i la disponibilitat de la informació. A continuació, es detallen alguns aspectes clau:
Incorporació de documents
Els procediments de gestió documental han de definir com s’integra un document al sistema i base de dades, incloent-hi les accions necessàries en arxivar o digitalitzar un document. Això implica la selecció de documents que cal capturar.
Registre dels documents
El registre formalitza la incorporació d’un document, utilitzant un identificador únic i una breu descripció per facilitar-ne la recuperació posterior (metadades). Els documents s’han de registrar al moment de la seva incorporació.
Classificació de documents
La classificació engloba accions tècniques i administratives que permeten agrupar documents relacionats de manera jeràrquica, segons característiques predefinides, independentment del seu origen, destí o format.
Emmagatzematge de documents
Aquest procés cerca preservar documents assegurant autenticitat, fiabilitat, integritat i disponibilitat al llarg del temps. Controlar les condicions d’emmagatzematge i manipulació és essencial per protegir els documents contra accessos no autoritzats, destrucció, deteriorament o pèrdua.
Traçabilitat i control d’accés als documents
Controla l’ús i el moviment de documents per assegurar que només usuaris amb els permisos adequats realitzin activitats assignades i que els documents siguin localitzables quan sigui necessari. D’aquesta manera s’evita que les persones no autoritzades comparteixin documents sensibles de l’empresa.
Disposició dels documents
Quan expira el termini de conservació d’un document, s’aplica la disposició establerta al calendari de conservació: eliminació, conservació permanent o transferència a un altre sistema d’arxius. La disposició no s’ha de fer sense autorització i després de verificar que el document ja no té valor, no hi ha tasques pendents i no s’està fent servir per a gestions en curs.
A Femcet comptem amb externalització de serveis administratius i manipulació de productes per oferir a empreses solucions efectives de tractament de la informació. Si necessites digitalitzar la teva informació o vols contractar una solució de gestió documental, no dubtis a contactar amb nosaltres.